Digitalisierung in Oelde – Zwischen Headsets, Hochwasser und Handy-Services

00:00:00: Bei uns im vier Jahreszeitenpark in dem See, wenn es zu warm ist, droht er ja auch öfter mal, dass er umgeht.

00:00:05: Wenn das dann kritisch wird oder die Damen im Kassenhäuschen vielleicht sehen oder das sieht aus irgendwie ein bisschen komisch aus, dann kommt dann immer ein Kollege raus, setzt sich ins Bötchenpferd, in den Mitte hält eine Sonde rein und so haben wir dann halt mehr Werte für die Sachen, weshalb wir dann Sensor-Technik einsetzen.

00:00:20: Oton Oelde.

00:00:21: Welche Aufgaben

00:00:22: haben die

00:00:22: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

00:00:24: im Rathaus eigentlich?

00:00:25: Das ist der Podcast Oton Oelde.

00:00:30: Wenn ich im Rathaus arbeiten würde, wäre ich diejenige, die bei euch beiden anruft und sagt, hör mal, Daniel oder Jan-Frederick, je nachdem wählt von euch nicht dran.

00:00:39: Also ich habe so eine Federmeldung auf meinem Bildschirm, aber ich habe nichts gemacht, wirklich gar nichts.

00:00:45: Wie oft kriegst ihr solche Anrufe in der Woche?

00:00:48: Solche Anrufe bekommen wir regelmäßig.

00:00:50: Vielleicht zweimal die Woche, auch mal vielleicht mal eine Woche nicht, aber das ist Alltag.

00:00:55: Herzlich willkommen heute zum Thema IT und vor allem Digitalisierung.

00:01:00: Und dazu habe ich die Experten schlechthin bei mir.

00:01:03: Daniel Kramer, Fachdienstleiter IT und Digitalisierung.

00:01:09: Und Jan Friederick mir.

00:01:11: Du bist Digitalisierungsbeauftragter.

00:01:13: Genau.

00:01:14: Der Stadtölde.

00:01:15: Schön, dass ihr heute hier seid.

00:01:16: Also ihr seid die Ansprechpartner für die Kollegen im Rathaus.

00:01:20: Wenn mal wieder einer gar nichts gemacht hat, dann werdet ihr angerufen.

00:01:24: Aber ihr macht natürlich noch viel, viel mehr.

00:01:26: Vielleicht könnt ihr einmal zum Einstieg erzählen, was ihr eigentlich den ganzen Tag so macht vom PC sitzen und

00:01:33: kommt was?

00:01:35: Ja, genau.

00:01:36: Früher war meine Aufgabe, genauso wie du es beschrieben hast, auch Anfragen jeglicher Art von Kollegen, Kolleginnen, aber auch von Lehrern und Lehrern zu beantworten.

00:01:46: Mittlerweile leite ich den Fachdienst und darf da deutlich strategischer vorgehen und habe mit dem operativen Geschäft und mit den einzelnen Mitarbeitenden und den Anfragen weniger zu tun, mein Team hat damit zu tun.

00:01:59: Okay.

00:01:59: Und was machst du sowieso den ganzen Tag?

00:02:01: Ja, bei mir ist es relativ breit gefächert, würde ich sagen, weil ich bin jetzt seit knapp fünf Jahren Digitalisierungsbeauftragter in Ölde und bei mir laufen gewissermaßen so die Fäden zusammen für alles, was irgendwie das Label digital hat, also sei es digitale Bürger Services, Themen wie Smart City, Sensorik, insgesamt irgendwie Strategie im digitalen Kontext, also überall, wo irgendwie digital draufsteht, landet letztendlich irgendwo bei mir und ich versuche, die Themen voranzubringen und die die Kollegen und auch die Bürger auf den richtigen Weg zu leiten.

00:02:35: Wir wollen ja in dieser Folge auch genau auf dieses Thema Digitalisierung ein bisschen genauer gucken in der Stadt Ölde, was da alles schon passiert ist.

00:02:43: Und ich glaube, da ist schon ganz schön viel passiert.

00:02:46: Also was wir Bürger digital schon mit der Stadt Ölde.

00:02:50: klären können.

00:02:51: Also ich zum Beispiel habe meinen Sohn schon über Beppo, das Betreuungsportal der Stadt Ölde angemeldet für Kita, Tagesmutter und so weiter, dass das super gut funktioniert.

00:03:01: Aber es gibt ja noch viel mehr Projekte, die in den letzten Jahren so umgesetzt habt.

00:03:05: Was sind so die, sag ich mal, Meilenstein-Projekte vielleicht so aus deiner Sicht, die für die Bürger jetzt so am wichtigsten sind?

00:03:12: Also wir haben natürlich ganz viele kleine Projekte vom Beppo angefangen.

00:03:16: Jetzt haben wir das noch ein bisschen weiter gedacht Richtung Schulanmeldung, die digital möglich ist und dann natürlich auch ganz viele Services, die direkt auch mit allen Bürgern in Verbindung stehen, sei es Anmeldung einer Eheschließung oder Wohnsitzummeldung.

00:03:30: Alles mittlerweile digital möglich, auch komplett digital und dann auch ganz viele kleine Formulare, die wir anbieten, wo der Bürger die Bürgerinnen halt einfach ohne dass man ins Rathaus kommen muss, uns was mitteilen kann, zum Beispiel den Mängelmelder oder auch in der Bücherei, kann man einen Ausweis mittlerweile digital beantragen und verlängern lassen.

00:03:52: Wir sind an ganz vielen kleinen Stellen aktiv, merkt nicht immer jeder, aber wir sind auf jeden Fall, glaube ich, so aufgestellt, dass in jedem Bereich auch schon ein paar digitale Sachen unterwegs sind.

00:04:04: Du als Leiter Wie findest du die Entwicklung so?

00:04:07: Also denkst du, wir könnten noch viel, viel mehr machen?

00:04:10: Oder sagst du, ne, wir sind eigentlich jetzt so für so eine Stadt wie Ölde ganz gut aufgestellt.

00:04:16: Das trifft es sehr gut, weil es trifft beides zu.

00:04:18: Also man kann immer was machen und man kann immer Dinge digitalisieren und den Komfort erhöhen zum Bürger oder auch verwaltungsintern, die Prozessabläufe zu optimieren.

00:04:28: Allerdings sind wir auch in Ölde mit den Mitteln, die wir haben, schon wirklich sehr, sehr weit.

00:04:33: Und das wird uns von Bürgern, das wird uns von anderen Kommunen, von unabhängigen Gutachtern bestätigt, dass wir da wirklich sehr, sehr weit sind und von daher trifft auf jeden Fall beides zu.

00:04:43: Wir haben zum Beispiel auch, was man vielleicht auch bei uns im Kontext nicht unbedingt sehen würde, die Digitalisierung der Schulen vorangetrieben.

00:04:50: Das eine ist, was wir verwartungsintern machen, das andere ist, was wir auf unserer Homepage zur Verfügung stellen und welche Dienste man anbieten kann.

00:04:58: Für uns ist aber auch schon immer ein Steckenpferd gewesen, die Schulen zu digitalisieren.

00:05:01: Und wenn man Kinder im schulpflichtigen Alter hat in Ölde, egal ob in der Grundschule oder in der Weiterfindenschule, dann wird man sehen, dass der schon sehr, sehr, sehr viel digital läuft.

00:05:10: Zum einen die Organisation, aber auch der Unterricht.

00:05:13: Ich wollte gerade sagen, was heißt das dann?

00:05:15: Konkret Digitalisierung, das finde ich manchmal immer so.

00:05:17: ein theoretischer Begriff, also ganz praktisch gesehen.

00:05:20: Wie sieht man die Digitalisierung an den Schulen?

00:05:23: Als Elternteil sieht man die Digitalisierung.

00:05:26: so gut wie jegliche Kommunikation mittlerweile digital läuft.

00:05:29: Die Schulen geben keine Blätter, die nach vier Zettel Elternbriefe mehr per Post in eine Postmappe, sondern das läuft über ein zentrales Portal, sodass ich dann die Informationen auf meinem Smartphone, auf meinem Tablet habe und auch direkt darüber Rückmeldung geben kann.

00:05:44: Und als Schüler sehe ich die Digitalisierung jeden Tag, weil es gibt keine Ohrweitprojektoren, schon seit vielen Jahren mehr in Ölerschulen, nicht in Klasse eins und nicht in Klasse dreizehn.

00:05:53: Und da sind wir zum einen in der Präsentationstechnik komplett digital unterwegs.

00:05:58: Alle Lehrer haben Endgeräte von der Stadtverwaltung, die sie nutzen können.

00:06:02: Jetzt hast du das gerade schon so ein bisschen angesprochen.

00:06:04: Also es geht um die Services, die wir als Bürger digital nutzen können bei der Stadt, aber es geht ja auch so ein bisschen darum, wie ihr als Verwaltung vielleicht auch effizienter und digital arbeitet.

00:06:16: Gibt es da so ein paar Projekte, die schon gut angelaufen sind, was eure Arbeit auch vereinfacht?

00:06:21: Also wir sind in einem, sag ich mal, großen Projekt, was sich natürlich auch noch hinsieht, dabei halt über die ganze Stadtverwaltung eine E-Akte einzuführen, was aber, ich sag mal, sich relativ... lange hinzieht, dadurch, dass sie, wie ich immer so schön sage, wir sind ja so ein Tante-Emma-Laden quasi.

00:06:37: Bei uns gibt es alles und jede Sache hat so ein eigenes Fachverfahren, das ist nicht wie in einem Unternehmen, wo man, ich sage mal, meistens ein großes Fachverfahren hat, was alle Sachen irgendwie von Einkauf, Überverkauf, Personalverwaltung abwickelt, sondern wir haben dann halt von Sozial-, Recht-, Personal-, Akten-, Ordnungsamt, also ganz unterschiedliche Geschichten und das macht die Sache halt ein bisschen komplexer, das halt einzuführen, aber da sind wir jetzt nach und nach dabei und versuchen, damit dann halt auch die Verbindung zu schaffen von Sachen, die vom Bürger digital reinkommen, dass die dann halt auch wirklich komplett digital bei uns weiterverarbeitet werden können und gar keine Medienbrüche da mehr stattfinden und wir dadurch dann natürlich auch deutlich effizienter und schneller werden können.

00:07:16: Ja, also wenn ich das jetzt so als Leih richtig verstehe, es geht einfach darum, Dinge zu vereinfachen und das geht halt eben nur, wenn Dinge einheitlich sind.

00:07:25: Man kann Dinge, die meinetwegen vom Jugendamt kommen, gewisse Formulare oder so.

00:07:30: Das muss dann immer nach einem gewissen Muster ablaufen, dass man es digitalisieren kann und dann wäre es halt einfach.

00:07:35: Nur das muss man eben für ganz viele Fachbereiche machen.

00:07:37: Und das

00:07:38: dauert.

00:07:38: So sieht es aus, ja.

00:07:39: Kannst du euch noch konkretisieren?

00:07:41: Es sind über hundertsechzig.

00:07:43: Oh, okay, ja.

00:07:45: Das ist wirklich die Herausforderung.

00:07:47: Das sind ja unglaublich viele Verfahren, die ihr irgendwie digitalisieren müsst.

00:07:51: Wie viele Leute kümmern sich denn da drum im Rathaus eigentlich?

00:07:54: Bei uns sind es in der IT fünfzehn Personen.

00:07:57: Wir sind fünfzehn Personen, davon ist ein Auszubildender und ein Student, sodass dreizehn Personen sich mit der Technik und mit der Organisation beschäftigen.

00:08:06: Und reicht das?

00:08:07: oder bräuchte man rein theoretisch eigentlich nochmal so das Doppelte an Leuten?

00:08:10: Nein, das Doppelte brauchen wir zum Glück nicht an Leuten.

00:08:13: Aber wir haben mit dem Personal, was wir haben, haben wir schon tolle Fortschritte erzielt und wir haben uns in den letzten Jahren auch personell verstärkt, sodass wir mit dem Personal die Herausforderungen angehen.

00:08:24: Wenn ihr dann so sitzt am PC, braucht ihr eigentlich noch einen Drucker?

00:08:26: Habt ihr so was noch?

00:08:27: Oder seid ihr schon bei Papierlosenbüro auch angekommen?

00:08:30: Oder ist das auch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich?

00:08:34: Also da würde ich sagen, das ist halt wirklich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter sehr unterschiedlich.

00:08:38: Umso mehr digitale Anwendungen man hat und die digitale Prozesse man betreut, braucht man natürlich kein Papier mehr.

00:08:45: Es gibt aber auch noch genug, wo halt Papieranträge ankommen oder wo auch Landesbundesbehörden Papier an uns schicken, was wir weiter verarbeiten müssen.

00:08:54: Von daher sind wir da noch ein Stück weit entfernt, aber versuchen halt durch die Einführung einer E-Akte nach und nach in allen Bereichen immer weiter dahin zu kommen.

00:09:03: was ja auch für die Mitarbeiter diverse vorteilert, wenn man viel flexibler arbeiten kann.

00:09:07: Einige tun das schon, sind da sehr begeistert von, bei anderen dauert es vielleicht noch ein bisschen.

00:09:13: Wir freuen uns jedes Mal, wenn wir einen Drucker abbauen können.

00:09:16: Das kommt vor, da achten wir auch drauf, sobald wir einen Drucker irgendwo abbauen können, dass für uns ein Drucker weniger und ein Gewinn mehr.

00:09:25: Ja, und auch wieder einen Anruf weniger, der druckt nicht.

00:09:28: Könnt ihr mir mal helfen, wahrscheinlich für euch auch.

00:09:33: Also ihr steht ja natürlich als Stadt Ölde jetzt mit diesem riesen komplexen Thema Digitalisierung nicht alleine da.

00:09:40: Es gibt dieses Projekt, das einer für alle Prinzip, was ist vom Bund gibt.

00:09:47: Vielleicht kannst du einmal erklären, Jan Frederik, was das genau ist.

00:09:51: Genau, bei einer für alle ist die Idee, die so im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes kam, dass jetzt nicht jeder, es gibt ja in Deutschland knapp elf Tausend Kommunen, nicht jede Kommune, nicht jedes Land und der Bund.

00:10:04: Gleiche Sachen parallel entwickeln, sondern dass meistens ein Bundesland sich für einen Bereich den Hut aufsetzen sagt, da entwickeln wir jetzt wie zum Beispiel fürs Kindergeld oder fürs Elterngeld entwickeln wir jetzt einen Online-Antrag und eine Leistung und hinterher können das dann die anderen Bundesländer bzw.

00:10:23: die Kommunen dann halt übernehmen und müssen da halt nicht selber tätig werden.

00:10:28: Okay, habt ihr davon auch schon profitiert?

00:10:30: Auf jeden Fall.

00:10:31: Das heißt, die Gewerbeanmeldung, Wohnsitzanmeldung und Ummeldung, verschiedene Sachen sind da bei uns im Einsatz.

00:10:38: Und wir gucken halt immer, wenn neue Sachen angeboten werden, passt das für uns, hat das Mehrwert für unsere Bürgerinnen und Bürger.

00:10:45: Und wenn ja, dann führen wir es ein.

00:10:47: Das heißt, es wird euch zur Verfügung gestellt.

00:10:49: Ihr müsst es aber nicht zwingt nehmen.

00:10:50: Genau, so ist es.

00:10:52: Das Eva-Prinzip, also das eine für alle Prinzip, ist ja auch schon ganz praktisch.

00:10:56: Es gibt aber auch noch eine andere Geschichte, die vom Bund kommt, die einem als Bürger auch Behördengänge erleichtert, nämlich die Bund-ID.

00:11:07: Vielleicht könnt ihr noch mal erklären, was das genau ist.

00:11:10: Genau, die Bund-ID ist letztendlich sozusagen mein ein Bürgerkonto, mit dem ich mich gegenüber dem Staat oder uns als Stadtölde authentifizieren kann, mit einem gewissen Vertrauenslevel.

00:11:21: Das heißt, wenn wir jetzt konkret uns mal eine Dienstleistung angucken, ich möchte mich ummelden, ich bin nach Ölde gezogen oder innerhalb von Ölde umgezogen und möchte mich ummelden, kann ich die Wohnsitzummeldung im Internet aufrufen oder auf dem Smartphone, nehme dann die Buntheidee beziehungsweise meinen Personalausweis und verifiziere mich damit, dann weiß der Dienst, ja ich bin das auch wirklich.

00:11:42: zeigt mir auch direkt die Daten an, die aktuell im Register gemeldet sind.

00:11:46: Sagt auch vielleicht, ja, man hat noch ein Ehepartner, man hat Kinder, will man die mit ummelden und kann dann halt über mehrere Klicks das machen.

00:11:54: Und das wird dann automatisch verarbeitet.

00:11:55: Man kriegt hinterher den Sticker zugeschickt, den man auf dem Personalausweis hinten mit der richtigen neuen Adresse draufklebt und muss keine Unterschrift mehr leisten.

00:12:03: Also letztendlich ist die Bund-ID dafür da, diese Unterschrift, die bisher in vielen Fällen ja halt immer notwendig war, zu ersetzen und man hat durch dieses Konto in der Bund-ID auch noch die Möglichkeit, so einen gewissen Rückkanal zu haben.

00:12:15: Also wir haben dann irgendwann die Chance, den Bürgern in dieses Postfach dann auch irgendwie ein Bescheid oder irgendeine Mitteilung dann halt zurück zu senden.

00:12:23: Na ja, okay.

00:12:24: Klingt total praktisch einfach.

00:12:26: Ist es das auch?

00:12:26: Also bist du so jemand, der sagt, ey, leg dir eine Bund-ID zu, weil du brauchst es einfach, ist es viel einfacher als alles andere?

00:12:34: Auf jeden Fall.

00:12:35: Also wenn es halt die richtigen Dienstleistungen gibt, die man damit machen kann, aber die werden immer mehr.

00:12:39: Das Einrichten ist auch nicht schwer.

00:12:41: Man braucht seinen Personalausweis.

00:12:42: Die sind mittlerweile alle so ausgerüstet, dass sie die digitale Komponente haben.

00:12:47: Man braucht seinen Pin-Berief, den man gekriegt hat, als man neuen Personalausweis beantragt hat.

00:12:53: Und damit kann man eine Bund-ID anlegen und damit dann verschiedene Dienstleistungen deutlich einfacher nutzen.

00:13:00: Okay, das heißt ich, also ich kann es natürlich googeln, BundID.

00:13:03: Wir packen euch aber mal den Link für die BundID auch in die Show Notes.

00:13:07: Dann könnt ihr da direkt mal drauf klicken.

00:13:09: Also Digitalisierung läuft schon an vielen Stellen.

00:13:13: Viele Projekte konnten schon digitalisiert werden.

00:13:16: Konntet ihr denn durch die Digitalisierung auf schon konkret Kosten einsparen?

00:13:21: Ja.

00:13:21: Ganz klar, zum einen personeller Aufwand, der entfallen ist, das gelingt nicht immer, das gelingt auch wirklich eher selten.

00:13:29: Das hat dann auch damit zu tun, dass wir uns, so wie an Frederik schon sagte, in einem Tante-Emmerladen befinden und einfach sehr, sehr viele Dienstleistungen anbieten.

00:13:36: und wenn man von einer Dienstleistung ein bisschen Aufwand wegnimmt, dann fallen natürlich nicht sofortstellende Anteile weg.

00:13:42: Aber es fällt Aufwand weg und in Summe generiert dieser Aufwand natürlich an sich auch Kosten und nach und nach spart man dann auch Kosten natürlich.

00:13:51: Alles, was weitere Ressourcen sind, dass Dinge nicht mehr ausgedruckt werden müssen, dass Anträge schneller von der Beantragung bis zum Abschluss verweilen.

00:13:59: Das ist natürlich auch noch ein Nebeneffekt.

00:14:03: Dann würde ich jetzt ganz gerne einmal zu unserer Kategorie kommen, die wir in jeder Folge haben.

00:14:09: Nämlich.

00:14:10: Amtlich inoffiziell.

00:14:12: In dieser Kategorie wollen wir ganz gerne mal so ein bisschen aufräumen mit Fake News oder vielleicht auch mal irgendwie so ein paar lustige Anekdoten hören, die vielleicht es noch nicht so nach draußen geschafft haben.

00:14:25: Fällt euch da vielleicht eine Geschichte ein, die ihr schon erlebt habt, wo ihr sagt, na ja, das war... Kann man sie nicht vorstellen.

00:14:32: Oder überrascht ein.

00:14:33: Oder überrascht, ja, genau.

00:14:35: Also

00:14:35: uns hat überrascht in dem Moment, wo wir auf stationäre Telefone verzichtet haben.

00:14:39: Also es gibt so gut wie keine stationären Telefone mehr, sondern die Kollegen telefonieren mit HZ, mit über den Rechner.

00:14:46: Es ist uns nicht bewusst gewesen, wie viele verschiedene HZ Formen und Typen man benötigt.

00:14:51: Gar nicht.

00:14:52: Bezüglich der Sprachqualität oder anderer Faktoren, sondern einfach, weil die Frisur unter Umständen für das spezielle Modell, was uns zur Verfügung gestellt wird, einfach nicht konform ist.

00:15:03: Also wir haben mittlerweile sechs verschiedene Headset-Modelle, die hinter dem Ohr, über dem Ohr, über dem Kopf, hinter dem Kopf.

00:15:11: Das kann man sich dann nicht vorstellen.

00:15:13: Gehen nach Frisur des Tages, kann man sich dann auswählen.

00:15:17: Man muss sich dann irgendwann auf eine Frisur...

00:15:23: Die Frisur ist angepasst an das Headset.

00:15:29: Dann lasst es doch jetzt noch mal so ein bisschen auch in Richtung Zukunft gucken.

00:15:35: vielleicht auch, weil Also ihr macht ja auch nicht nur verwaltungstechnische Digitalisierung, Vereinfachung von Prozessen, sondern ihr seid ja noch ganz woanders unterwegs.

00:15:45: Also dass ihr wirklich auch ein bisschen guckt in Sachen, wie verändert sich unser Klima, was machen wir, wenn wir wieder mal so ein Hochwasser haben, wie in den letzten Jahren auch?

00:15:53: da seid ihr eingebunden.

00:15:55: Genau, also dadurch, dass wir so einen Team haben mit unterschiedlichen Fähigkeiten, haben wir uns auch das Thema Smart City auf die Fahne geschrieben.

00:16:03: Für uns ist wichtig, Daten von verschiedenen Punkten in Ölde zu bekommen.

00:16:08: Das heißt, wenn wir sensorig ausbringen, dann geht es zum Beispiel auch dahin, allein das Wetter in irgendeiner Art und Weise protokolliert und kontrolliert werden muss.

00:16:17: Und dafür steht schon mehrere Wetterstationen im Einsatz, haben mit der Gesamtschule hier in Ölde ein schönes Projekt initiiert.

00:16:25: dem Zuge das Klimakubes, also verschiedene Komponenten, die verschiedene Daten liefern.

00:16:31: Das kann zum Beispiel Temperatur sein, das kann die Luftfeuchtigkeit sein, das ist aber auch der Feinstaub, der in der Luft ist oder auch der Lärm.

00:16:38: Und die Idee ist, diese Klimakubes und diese Wetterstationen in ganz Öl zu verteilen und nicht mehr auf externe Daten angewiesen zu sein, sondern die Daten selbst zu erheben.

00:16:48: zum Beispiel.

00:16:48: Und das wirklich punktuell da, wo es für uns Sinn macht.

00:16:52: Oder wenn man über Aufwand spricht, der zum Beispiel bei unserem Baubetriebshof anfällt, dann ist es auch so, dass man über Sensorik in Müllton nachdenken kann.

00:17:01: Wie voll sind Müllton?

00:17:03: Lohnt sich das?

00:17:04: Lohnt sich das da

00:17:05: überhaupt einer Bäre Kilometer hinfahren muss?

00:17:10: Oder kann man vielleicht seine Route so anpassen, dass man wirklich nur bei den Müllton anhält, die dann wirklich sich lohnen zu lehren?

00:17:17: Oder auch Bäume, muss der Baum gegossen werden oder hat ja noch genug Wasser.

00:17:20: Sonst fahren die Kolleginnen und Kollegen einfach rum und gießen in einem speziellen Tunis, weil es halt immer so gemacht wird und ist gegebenenfalls gar nicht notwendig.

00:17:30: Da kann man auf jeden Fall Wege und Aufwand gegebenenfalls reduzieren.

00:17:34: dadurch, dass man halt Sensortechnik effektiv einsetzt.

00:17:37: Noch ein anderes Beispiel haben wir bei uns im vier Jahreszeitenpark in dem See.

00:17:41: Wenn es zu warm ist, dann droht er ja auch öfter mal, dass er umkippt.

00:17:45: Dann muss er belüftet werden.

00:17:47: Da sind auch Lüfter im Einsatz.

00:17:48: Und wenn das dann kritisch wird oder die Damen im Kassenhäuschen vielleicht sehen oder sieht aus irgendwie ein bisschen komisch aus, dann kommt dann immer ein Kollege raus, setzt sich ins Bötchenpferd, in den Mitte erhält eine Sonde rein.

00:17:58: Und das können wir natürlich durch den Sensor, den wir da halt fest verbauen, noch viel besser machen, weil wir haben viel mehr Daten können halt rein uns angucken, wie hat sich das entwickelt und vermeiden dadurch dann halt, dass zum Beispiel auch Lüfter zu lange laufen oder laufen, wenn sie eigentlich gar nicht laufen müssten und so haben wir dann halt mehr Werte für für die Sachen, weshalb wir dann Sensortechnik einsetzen.

00:18:22: Ja und das gibt es schon, ist in Planung, wie weit sind die Planungen da fortgeschritten?

00:18:26: Genau, also wir sind gerade dabei die Infrastruktur aufzubauen, das heißt irgendwo muss diese Sensorik ja auch hinsenden können und da sind wir gerade dabei, haben aber auch schon testweise einige Sensoren im Einsatz, ob sie jetzt Wetterstationen sind oder auch Pegelmesser, da sind wir schon dabei das ganze zu testen, weil das Feld ist ein relativ neues und gibt es nur relativ wenig Erfahrung und man muss dann einfach auch nach und nach schauen, welchen Hersteller, welche Produkte setzt man ein und wie möchte man diese ganzen Dinge weiter verarbeiten?

00:18:56: Hat das auch ein bisschen was mit dem Hochwasserschutzprojekt Axtbach zu tun?

00:18:59: Genau, also das ist sozusagen die Vorarbeit für das Projekt.

00:19:01: Also das Projekt ist so ein bisschen

00:19:01: dadurch entstanden, dass wir

00:19:02: ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja, dass wir ja.

00:19:16: Und da kam dann im Nachgang, weil die Kollegen berichten immer so schön, sie standen da mittags bei strahlendem Sonnenschein und dachten, jetzt ist alles vorbei.

00:19:22: Es war noch nichts passiert und das Wasser stieg und stieg immer weiter und ist dann übergelaufen.

00:19:27: Haben wir dann gemerkt, wir wussten gar nicht, was da kommt.

00:19:29: Wir hatten ja keine Daten und der Wetterdienst hatte auch gar keine Warnung für den Tag und für das Gebiet ausgegeben.

00:19:36: Und da kam dann halt so in uns die Idee auf.

00:19:38: Da lässt sich doch mit Sensortechnik was machen.

00:19:40: Warum überwachen wir nicht, in der das Einzugsgebiet des Achsbachs, was sich ja auf Öldergebiet zum Teil auf Beckumer Gebiet befindet, mit Sensoren und wissen dann, was auf uns zukommt und haben das dann direkt versucht, ein bisschen größer zu denken, weil natürlich auch hinter Ölde, Belen, Herzbrock, Klaus sind auch immer von Hofwasser betroffen und haben da jetzt alle Kommunen mit ins Boot geholt, also Beckum, Herzbrock, Klaus, Belen und auch den Kreis Warnendorf und wollen dann halt mit der Sensor Technik ein KI-Modell füttern, das in Echtzeit quasi darstellt, wie sich so eine Flutwelle entwickeln kann, also was da an Regen runterkommt und somit dann halt für die Feuerwehr, für das Ordnungsamt und auch hinterher für die Bürger halt die Möglichkeit gibt, sich darauf einzustellen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

00:20:30: Eine sehr spannende Geschichte.

00:20:32: KI sowieso auch ein ganz gutes Stichwort.

00:20:34: KI in der Verwaltung.

00:20:36: Welche Rolle spielt das in der Stadtölde?

00:20:40: mittlerweile eine große Rolle.

00:20:42: Wir sind gerade aktuell in einem Pilotprojekt, wo wir testen, ob zum Beispiel die Protokollerstellung bei uns per KI stattfindet.

00:20:49: Das heißt Protokolle aus Ausschüssen, aus Ratssitzungen, aber auch aus einfach Besprechungen, die intern abgehalten werden, dass da vielleicht kein Protokolland mehr sitzen muss oder vielleicht bei internen Besprechungen, vielleicht manchmal auch gar nicht so, die detailliert protokolliert wird.

00:21:06: Da gibt es heutzutage tolle Möglichkeiten, diese Sitzung aufzunehmen per Audio und dann das ganze per KI sehr hochwertig aufzubereiten.

00:21:15: Und ich könnte mir vorstellen, dass die Qualität zum einen der Protokolle dadurch gesteigert wird, weil man auch einfach noch den Kontext und den Inhalt nochmal deutlich präsenter hat, aber natürlich auch der Aufwand der Protokollerstellung verringert sich dann auch nochmal.

00:21:29: Und ich glaube KI kann auch eingesetzt werden.

00:21:31: Das ist jetzt für uns als Bürger.

00:21:33: Wir können ja Gartenwasser mittlerweile online oder digital zu euch rüber schicken.

00:21:38: Aber auch das kann mit KI ausgewertet werden.

00:21:42: Auch da sind wir jetzt gerade in den Überlegungen.

00:21:44: KI soll nicht nur zur Erstellung von Texten und von Brainstorming genutzt werden, sondern KI soll wirklich auch im Arbeitsalltag die Effizienz steigern.

00:21:53: Und da sind wir jetzt gerade dabei zu überlegen, wie es technisch möglich ist, ein Formular bereitzustellen für den Bürger, dass er uns die Menge und die Werte des Gartenwasserzählers zum Beispiel mitteilt, wie diese Information bekommen und automatisiert per KI verarbeiten.

00:22:09: Aktuell ist es so, dass es noch eine händische Eingabe ist, die dann intern erfolgen muss.

00:22:14: Zukünftig soll die KI auf diese eingehenden Informationen draufschauen und in die spezielle Fachanwendung eintragen.

00:22:21: Und das ist bisher für uns auch Neuland und ein Thema mit dem wir uns gerne beschäftigen möchten.

00:22:28: Da kann KI aber helfen und die richtigen Rückschlüsse und die richtigen Automation

00:22:32: anbieten.

00:22:32: Also diese einfachen Dinge wie Zahlen auslesen und übertragen in ein anderes Formular zum Beispiel.

00:22:38: Zum Beispiel ganz genau.

00:22:40: Und da geht es dann halt so weiter.

00:22:41: Die KI kann dann wirklich ein Rechner bedienen.

00:22:43: Also die KI kann dann sagen, ich öffne das spezielle Programm, was ich dann für meinen nächsten Arbeitsschritt benötige.

00:22:49: Aber weil sie schon direkt erkennt, okay, es ist jetzt sehr unter Fachbereich und dazu brauche ich das und das

00:22:53: Programm.

00:22:54: Ganz genau richtig.

00:22:54: Und dann gehe ich auch schon in das richtige Unterformular und gehe in das richtige Feld und trage da den Wert ein.

00:23:00: Und das ist bisher automatisiert nicht möglich.

00:23:03: Per KI ist das aber heutzutage machbar.

00:23:07: Wie wichtig ist es überhaupt, diese Sicherheit von dieser ganzen IT-Geschichte?

00:23:12: Also ich denke jetzt nur an irgendwelche Cyber-Attacken oder so.

00:23:15: Es sind ja super sensible dann, die bei euch einfach auch verarbeitet werden.

00:23:19: Wie seid ihr da aufgestellt?

00:23:22: Das Thema ist in den letzten fünf Jahren ist das nochmal sehr, sehr groß geworden.

00:23:25: Also man hat schon vor vielen Jahren gedacht, Cyber-Sicherheit, die Fishing-Attacken, die man vielleicht auch von zu Hause aus kennt.

00:23:30: Man soll Geld zahlen, damit die Daten wieder freigegeben werden.

00:23:34: Das hat einfach nochmal eine ganz andere Qualität angenommen in den letzten Jahren.

00:23:37: Und wir haben uns organisatorisch und technisch sehr, sehr, sehr viele Gedanken gemacht, um dieser Bedrohung wirklich entgegenzutreten.

00:23:45: Wir führen zum Beispiel Awareness-Maßnahmen für unsere Mitarbeitenden durch.

00:23:49: Das heißt, es werden e-Learnings angeboten.

00:23:51: die auch verpflichtend sind und wir führen zum Beispiel auch Fischenkampagnen durch.

00:23:55: das heißt es werden E-Mails generiert die den Anschein vorgeben zum Beispiel von intern zu kommen zum Beispiel aus der Personalabteilung und Urlaubsansprüche übertragen zu wollen und dann ist natürlich der Finger vielleicht auch manchmal schneller als der Kopf und dann hat man vielleicht sehr schnell auf den Link geklickt.

00:24:16: und in dem Moment wird mir aber auch gesagt, dass ich auf eine Fishing Mehl reagiert habe und dass ich da vielleicht besser nicht drauf geklickt hätte.

00:24:24: Und es werden mir aber auch Hinweise gegeben, wie ich diese Mehl hätte erkennen können, weil ... Was muss man beim Thema Cyber Security leider sagen?

00:24:33: Der schwächste Glied ist da der Mensch.

00:24:35: Also man kann noch so viel Technik einbauen, die sehr gut funktioniert.

00:24:39: Wenn dann doch die Mail zum Mitarbeiter kommt und ein Anhang oder ein Link angeklickt wird, ohne einmal vorüber nachzudenken, ob das legitim sein kann, dann kann die beste Technik auch nur noch wenig helfen.

00:24:51: Südwestfalen IT.

00:24:53: Einfach nur noch mal so als Stichwort.

00:24:56: So reingeworfen.

00:24:58: Ja, der Eingriff der Südwestfalen-IT vor einiger Zeit hat auch uns getroffen.

00:25:03: Wir sind im Normalfall zum ganz großen Teil, sind für unser eigenes Rechenzentrum.

00:25:08: Das heißt, alle Fachverfahren, über die ich gerade schon mal gesprochen hatte, diese Hundertsechzig, die betreuen wir selbst und die stellen wir auch selbst zur Verfügung.

00:25:16: Allerdings geht das nicht bei allen Fachverfahren, manchmal.

00:25:19: Und da ist zum Beispiel das Fachverfahren des Standesamtes einer Ausnahme geht das nur über ein Rechenzentrum.

00:25:25: Und dieses Rechenzentrum war die Südwestfalen IT und in dem Moment haben wir für viele Monate nicht mehr digital beurkunden können.

00:25:34: Also dieses Fachverfahren ist für uns ausgefallen.

00:25:36: Die Südwestfalen IT hat damals es durch einen Hackerangriff komplett lahmgelegt worden.

00:25:40: Und daran sieht man dann so einen Hackerangriff führt nicht dazu, dass vielleicht mal der Betrieb für ein, zwei, drei Tage oder zwei Wochen nicht funktioniert, sondern unter Umständen für viele Monate.

00:25:50: Und das war damals der Fall.

00:25:52: Und die Kolleginnen und Kollegen aus dem Standesamt mussten dann den Plan B. Ich glaube, es war sogar eher der Plan C, weil im Plan B gab es nie.

00:26:00: Und musst du dann aus der Tasche geholt werden, weil das eigentlich in keinem Szenario vorkam, über so einen langen Zeitraum keine Urkunden ausstellen zu können und die Daten auch einfach nicht mehr digital weiterverarbeiten zu können.

00:26:12: Was haben die denn gemacht?

00:26:13: Einfach alles per Hand irgendwie eingetragen?

00:26:16: Erst mal so gespeichert, lokal oder?

00:26:18: Genau, also das ist wirklich so gewesen, dass man Urkunden per Hand ausgefüllt hat und die dann im Nachkrank nach vielen Monaten wieder ins digitale übertragen.

00:26:26: muss.

00:26:27: Dann also wieder einpflegen in das System und dann setzt man sich dahin und macht das alles dann noch.

00:26:31: Das hat viel doppelte

00:26:32: Arbeit.

00:26:35: Ich würde dann jetzt zu meiner letzten Frage kommen.

00:26:38: Ich weiß, es ist unfassbar schwierig, einen Blick in die Zukunft zu werfen bei dem Thema Digitalisierung und diese ganze Technik, weil es einfach sich so dynamisch entwickelt, aber Was glaubt ihr, wo geht die Zukunft hin?

00:26:51: Sitzen irgendwann überhaupt noch Leute im Rathaus oder werden wir irgendwann nur noch ein digitales Rathaus haben?

00:26:57: Was ist eure Einschätzung als Experten?

00:27:00: Ja, also ich denke, der digitale Weg ist nicht mehr aufzuhalten.

00:27:04: Aber aus meiner Sicht ist aktuell nicht abzusehen, dass diese Dienstleistungen nur ausschließlich online angeboten werden.

00:27:11: Es wird immer auch der Weg ins Rathaus offen sein.

00:27:14: Also es ist auch jetzt noch so, wenn ich eine Dienstleistung bei euch durchfüllen lassen möchte, die ist vielleicht schon Online gibt, kann ich trotzdem noch einen Termin bei euch machen und das auch vor Ort machen?

00:27:25: In den meisten Fällen ist das so,

00:27:26: ja.

00:27:26: Gibt es denn was, was nur noch online geht?

00:27:28: Die Anmeldung für die Ferienspieltage haben wir nur noch online.

00:27:32: Dann geht über den Stadtshop.

00:27:34: Man muss nicht mehr samstags morgens in einer lange, lange Warten auf die Öffnung des Rathauses und dann sich die Karten kaufen.

00:27:41: Ansonsten bei allen großen Sachen stehen die Kolleginnen und Kollegen im Rathaus immer noch zur Verfügung und ich glaube, das ist auch unser Anspruch und auch unsere Stärke als Kommunalverwaltung, dass wir nah an den Bürgerinnen und Bürgern dran sind.

00:27:54: Wir als Kommunalverwaltung sind auf jeden Fall noch vor Ort erreichbar.

00:27:57: Also ich glaube, da wird noch einiges auf euch zukommen.

00:28:00: Euch wird bestimmt nicht langweilig.

00:28:02: Vielen Dank noch mal an Daniel Kramer und Jan Friedrich-Mier von der Stadtverwaltung IT-Experten.

00:28:08: Herzlichen Dank, dass ihr heute hier wart.

00:28:10: Sehr gerne.

00:28:10: Vielen Dank, dass wir eingeladen wurden.

00:28:11: Und wir hören uns beim nächsten Othon Ölde wieder.

00:28:15: Ich bin Antonia Heling.

00:28:16: Bis dann.

00:28:17: Das war Othon

00:28:18: Ölde,

00:28:18: euer Draht ins Radhaus.

00:28:20: Wenn es gefallen hat, abonnieren, weiterquatschen,

00:28:23: Feedback schicken.

00:28:23: Übrigens auch gern eure Fragen.

00:28:25: Bis zum nächsten

00:28:27: Othon aus Ölde.